Gestión de la Prevención. GES. Tema 4. La documentación del sistema de PRL.

1. INTRODUCCIÓN.

 

2. EL PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES.

2.1. La integración de la Prevención de Riesgos Laborales en la gestión general de la empresa.

2.2. Regulación legal del Plan de prevención.

2.3. Qué es un Plan de prevención.

2.4. Contenido del Plan de prevención.

2.5. Elaboración del Plan de Prevención.

3. PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA.

3.1. Aspectos generales de la planificación.

3.2. Contenido de la planificación de la actividad preventiva. 3.3. Elaboración de la planificación de la actividad preventiva.

4. LA DOCUMENTACIÓN BÁSICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN.




1. INTRODUCCIÓN.

El artículo 23.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, modificado por la Ley 54/2003, sobre Documentación, especifica la documentación que deberá elaborar y conservar el empresario y que ha de estructurarse en los siguientes documentos o tipos de documentos:

A) Plan de prevención de riesgos laborales, conforme a lo previsto en el apartado 1 del artículo 16 de esta Ley.

Art.16.1 “La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales a que se refiere el párrafo siguiente.

Este plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan”.

B) Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, de acuerdo con lo dispuesto en el párrafo a) del apartado 2 del artículo 16 de esta Ley.

C) Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse, de conformidad con el párrafo b) del apartado 2 del artículo 16 de esta Ley.

D) Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores previstos en el artículo 22 de esta Ley y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo.

E) Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará, además, la notificación a que se refiere el apartado 3 del presente artículo.

Algunos de estos documentos son muy concretos, como la evaluación de riesgos y la relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, con la correspondiente notificación de los mismos a los entes establecidos, en cambio otros documentos a los que se refiere el art. 23 de la LPRL tienen un significado genérico y en ellos se pueden englobar diferentes tipos de registros.

Por otra parte y, aunque el art. 23 LPRL no los cita expresamente, cabe destacar la presencia de otros documentos, cuya actividad es exigida legalmente, por ejemplo: la investigación de accidentes, los manuales de instrucciones de los equipos, el plan de emergencia y la auditoría del sistema preventivo.

En la siguiente tabla se indica a título orientativo una propuesta de interrelación entre la documentación genérica apuntada en el art. 23.1 de la LPRL sobre documentación y algunos documentos específicos básicos que deberían conformar el sistema preventivo.






Art. 23.1 LPRL SOBRE DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTOS ESPECÍFICOS BÁSICOS


Plan de prevención

∙ Plan de prevención.


Evaluación de riesgos

Resultados de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores

∙ Evaluación inicial de riesgos.

∙ Actualización de la evaluación

de riesgos.

∙ Revisiones de instalaciones,

equipos y lugares de trabajo.

∙ Observaciones del trabajo.

∙ Actas de reuniones de prevención.


Planificación de la actividad Preventiva

Medidas y material de protección y

prevención a adoptar

∙ Planificación para el control de

riesgos (Medidas preventivas a

implantar y

controlar como resultado

de la evaluación).

∙ Manual de Gestión de la Prevención y procedimientos documentados

de las actividades preventivas.

∙ Documentación sobre la organización preventiva.

∙ Plan de formación.

∙ Seguimiento y control de las

acciones correctoras.

∙ Previsiones frente a cambios

(Contratación de personal,

compras y modificaciones,

coordinación).

• Documentación referente a

información,

consulta y participación de trabajadores. ∙ Documentación referente a las

relaciones de trabajo temporales

y en ETTs.

∙ Programa anual de prevención de riesgos.

∙ Reglamentación específica que

afecta a la empresa.

∙ Proyectos de instalaciones y equipos con

sus autorizaciones.

∙ Manuales de instrucciones de

fabricantes de equipos de trabajo.

∙ Instrucciones de trabajo en tareas críticas

y normas de seguridad.

∙ Plan de emergencia.

∙ Documentación referente a los EPI. ∙ Fichas de seguridad de

productos químicos.












Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores

∙ Plan de vigilancia de la salud.

∙ Certificados de aptitud, consecuencia de los reconocimientos médicos iniciales y periódicos.


Relación de accidentes de trabajo y enfermedad profesional con incapacidad laboral superior a un día

∙ Registro y control de la siniestralidad. ∙ Investigaciones de accidentes de trabajo acaecidos.










2. EL PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES.

2.1. LA INTEGRACIÓN DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN LA GESTIÓN GENERAL DE LA EMPRESA.

La aplicación de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), así como de sus disposiciones de desarrollo, se dirigía no sólo a la ordenación de las obligaciones y responsabilidades, sino a fomentar una nueva cultura de la prevención. De este modo, la exigencia de una actuación preventiva en la empresa desborda el mero cumplimiento formal de un conjunto de deberes y obligaciones, requiriendo la planificación de la prevención desde el momento mismo del diseño del proyecto empresarial.

Esta visión de la prevención debía conducir a la integración de la prevención de riesgos laborales en todos los niveles de la empresa y a fomentar una auténtica cultura de la prevención. Como principio general, la integración de la prevención en el Sistema de gestión implica que cualquier actividad es objeto de una única gestión (no hay una gestión de su parte productiva y otra de la preventiva). Sin embargo, la experiencia acumulada en la puesta en práctica del marco normativo permitió constatar la existencia de ciertos problemas que dificultaban su aplicación. El análisis de estos problemas puso de manifiesto, entre otras cuestiones, una deficiente incorporación del nuevo modelo de prevención y una falta de integración de la prevención en la empresa, que se evidenciaba en muchas ocasiones en el cumplimiento más formal que eficiente de la normativa.

Ante esta situación, y la preocupación motivada por los índices de siniestralidad laboral, en el mes de octubre de 2002 el Gobierno promovió el reinicio de la Mesa de Diálogo Social en materia de Prevención de Riesgos Laborales con las organizaciones empresariales y sindicales. Las conclusiones de este diálogo social se concretaron en un conjunto de medidas para la reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales, encaminadas a superar los problemas e insuficiencias respecto de los cuales existía un diagnóstico común, asumidas el 30 de diciembre de 2002 como Acuerdo de la Mesa de Diálogo Social sobre Prevención de Riesgos Laborales, entre el Gobierno, CEOE, CEPYME, CC.OO. y UGT.

Al objeto de ejecutar las medidas contenidas en el referido Acuerdo de la Mesa de Diálogo Social, se promulgó la Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales, en donde la integración de la prevención en la gestión de la empresa se convierte en uno de los ejes de la reforma; integración que se articula a través del denominado Plan de Prevención de Riesgos Laborales.

Destaca, sin lugar a dudas, la obligación empresarial de implantar y aplicar un plan de prevención de riesgos laborales , como fórmula específica de integrar la prevención de riesgos laborales en el sistema general de gestión de la empresa (art. 16.1 LPRL).

Por otra parte, en el Acuerdo de 30 de diciembre de 2002, junto a las medidas instrumentadas a través de la Ley 54/2003, se incluía la modificación del capítulo V del RSP (Reglamento de los servicios de prevención, RD 39/1997 de 17 de enero), para mejorar la eficacia del sistema preventivo. Pues bien, en razón de ello, se aprueba el RD 604/2006, de 19 de mayo, por el que se modifica el RSP .

El RD 604/2006 procede a adaptar la regulación contenida en el RSP sobre la integración de la actividad preventiva en la empresa y el Plan de prevención de riesgos laborales.

La Ley 25/2009, de 22 de diciembre, añadió el apartado 2bis al art. 16 de la LPRL, entre otras modificaciones. En éste se contempla la posibilidad de realizar el Plan de prevención, así como la Evaluación de riesgos y la Planificación de la actividad preventiva de forma simplificada.

La Ley 32/2010, modifica el art. 32 de la LPRL prohibiendo a las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social el desarrollo directo de funciones correspondientes a los Servicios de Prevención Ajenos.

La Ley 14/2013 modifica aspectos relacionados con las modalidades organizativas de la prevención en las PYMES.

La última reforma que ha afectado a LPRL es la Ley 53/2014 por la que se modifica el texto refundido de la LGSS en relación con el régimen jurídico de las Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social.

El art. 1, del RSP (RD 39/1997) establece que “La prevención de riesgos laborales, como actuación a desarrollar en el seno de la empresa, deberá integrarse en su sistema general de gestión comprendiendo tanto al conjunto de las actividades como a todos sus niveles jerárquicos...

La integración de la prevención en el conjunto de las actividades de la empresa implica que debe proyectarse en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que éste se preste. Su integración en todos los niveles jerárquicos de la empresa implica la atribución a todos ellos, y la asunción por éstos, de la obligación de incluir la prevención de riesgos en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten”.

Para que la prevención sea eficaz y garantice la seguridad y salud de los trabajadores es fundamental esta integración. Sin embargo, todavía hoy, la prevención sigue considerándose, en la práctica, como una actividad que puede subcontratarse en su totalidad con un Servicio de prevención ajeno o delegarse en el Servicio de prevención propio, que es externa a la organización productiva y se dirige exclusivamente al cumplimiento de determinados requisitos de carácter documental. Modificar esta actitud empresarial es fundamental, ya que una prevención no integrada en el sistema general de gestión de la empresa es una prevención necesariamente ineficaz.

¿Cuándo podemos entender que la prevención está integrada? Cuando las funciones de cualquier nivel jerárquico/unidad organizativa se han fijado y se desempeñan teniendo en cuenta además de las consideraciones productivas los objetivos y principios preventivos; y cuando el procedimiento de ejecución de una actividad se ha establecido y se aplica teniendo en cuenta no sólo los requisitos productivos sino también los requisitos preventivos y además las personas a quienes corresponde su ejecución tienen la formación e información necesarias para desempeñar sus funciones podemos afirmar que la prevención se ha integrado.

La integración es más un principio preventivo que un requisito concreto cuyo cumplimiento pueda afirmarse o negarse sin matices. No existe un modelo único de integración de la prevención que pueda servir como referente absoluto, aunque existan modelos más o menos recomendables.

En este sentido, el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, ha publicado unas orientaciones para facilitar la integración de la prevención de riesgos laborales en el sistema de la empresa, donde se señalan los siguientes aspectos:

1. La integración de la prevención en la Dirección de la empresa: Se considera imprescindible que la Dirección asuma su responsabilidad general en materia de prevención y actúe en consecuencia haciendo asumir las suyas a los componentes del siguiente nivel jerárquico de la

empresa, para que éstos hagan lo propio, y la necesidad de integrar la prevención en todos los niveles de la empresa se establezca y promueva “de arriba abajo, en cascada”. La Dirección de la empresa debe definir y difundir una política de seguridad en el trabajo que incluya los principios y objetivos fundamentales.

Resulta evidente que esta condición no se cumple cuando el empresario o alguno de sus directivos manifiesta que “la prevención es sólo responsabilidad del Servicio de Prevención”.

2. La integración de la prevención en la “gestión de los cambios” (adquisición de equipos o productos, contratación de obras o servicios, contratación de personal, etc.): En toda empresa se producen cambios, por ejemplo la adquisición de un equipo o de un producto, la modificación de un proceso, la contratación de una obra o servicio, la contratación de personal… Estos cambios pueden tener repercusiones preventivas, ya que implican una modificación de las condiciones de trabajo.

En muchas empresas, en función de su tamaño y actividad, determinados tipos de cambios se producen frecuentemente y además, a menudo, la gestión del cambio está descentralizada. En estos casos, es prácticamente imposible que el servicio de prevención actúe cada vez, por lo que el grado de integración de la prevención debe ser elevado.

3. La integración de la prevención en el mantenimiento, revisión o comprobación de instalaciones o equipos potencialmente peligrosos: En cualquier empresa existen instalaciones y equipos que son inherentes al centro o lugar de trabajo. Cabe citar, entre otras, las Instalaciones de Elevación (Ascensores), Eléctricas (de baja o alta tensión), Térmicas, a Presión, de Gas, Frigoríficas, de Almacenamiento (de líquidos “peligrosos”, de botellas de gases), de Protección contra Incendios, etc.

Para la mayoría de las instalaciones citadas, así como para ciertas instalaciones o equipos de trabajo (determinados tipos de grúas, por ejemplo), existe una normativa específica de seguridad sobre mantenimiento, revisión y comprobación periódica. Otras veces, las instalaciones o equipos no están sujetos a una normativa específica pero también deben ser objeto de mantenimiento, revisión o comprobación. Por ejemplo, los equipos de trabajo (RD 1215/97) y los lugares de trabajo (RD 486/97) exigen comprobaciones e inspecciones periódicas.

Esta actividad de mantenimiento y revisión debería estar integrada en los departamentos y áreas correspondientes, debiendo precisarse en cada caso en qué consisten las revisiones y comprobaciones o inspecciones impuestas por la normativa específica, quién debe hacerlas, con qué periodicidad, qué comprobantes exigen, y designar la persona o personas encargadas de su gestión o realización.

El Servicio de Prevención puede prestar asesoramiento en esta materia e incluso asumir algunas de dichas actividades, pero no atribuirle la responsabilidad exclusiva de las mismas, en particular, si se trata de un Servicio de Prevención ajeno.

4. La integración de la prevención en la ejecución y supervisión de actividades potencialmente peligrosas: En muchos casos puede llegarse a controlar un riesgo mediante la exclusiva adopción de medidas preventivas técnicas u organizativas cuya eficacia es prácticamente independiente de la actuación del trabajador. En otros casos como, por ejemplo, el del riesgo asociado a la conducción de un vehículo, o al trabajo en espacios confinados o en zonas con riesgo de atmósferas explosivas, o al manejo de una tupí, esto no es posible y la magnitud del riesgo puede llegar a estar muy condicionada por la conducta del trabajador. En tales casos, es imprescindible que se siga un procedimiento de trabajo en el que la prevención esté perfectamente integrada y en el que se especifiquen claramente las precauciones o medidas que se deben tomar incluyendo, en su caso, el uso de EPI.




En los puestos de trabajo en los que se desarrollen actividades potencialmente peligrosas en las que el riesgo dependa de la actuación del trabajador, es necesario:

• Asegurarse de que el trabajador dispone de las instrucciones de seguridad pertinentes y, en su caso, de los equipos de protección necesarios.

• Vigilar que el trabajador se atiene a dichas instrucciones al realizar su tarea.

• Recabar del trabajador información sobre cualquier problema detectado o incidente ocurrido que pueda poner de manifiesto la necesidad de adoptar medidas preventivas complementarias.

El grado de integración de la prevención en una unidad organizativa es el grado de autonomía que tiene para desarrollar sus funciones sin requerir la colaboración del Servicio de prevención.

Como regla general de mínimos, la integración de la prevención en la unidad encargada de gestionar una determinada actividad debería incluir el control de su correcta ejecución y la comunicación al Servicio de prevención de cualquier previsión, cambio o incidente que deba serle consultado o del que deba estar informado.

En definitiva, esta integración de la actividad preventiva se debe articular a través de la implantación y aplicación de un Plan de Prevención de riesgos laborales en la empresa que, de acuerdo con su tamaño y características, posibilite una gestión preventiva real y ajustada a los riesgos de la empresa.

2.2. REGULACIÓN LEGAL DEL PLAN DE PREVENCIÓN.

La vigente redacción del artículo 16.1 de la LPRL establece que “La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales”.

En ese mismo sentido, el RD 39/1997, de 17 de enero, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP), establece en su artículo 1.1 que “La prevención de riesgos laborales, como actuación a desarrollar en el seno de la empresa, deberá integrarse en su sistema general de gestión, comprendiendo tanto al conjunto de las actividades como a todos sus niveles jerárquicos, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales”; estableciendo el artículo 2.1 del mismo RSP que “El Plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestión y se establece su política de prevención de riesgos laborales”.

Esta integración de la prevención que se detalla en los artículos 1 y 2 del RSP, es la primera obligación de la empresa y la primera actividad de asesoramiento y apoyo que debe facilitarle un servicio de prevención, todo ello para asegurar la integración y evitar cumplimientos meramente formales y no eficientes de la normativa.

Con esa finalidad, la Ley 54/2003, modificó también el artículo 14.2 de la LPRL para destacar que, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa.

Como en el resto de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales, corresponde a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social la fiscalización, control administrativo y exigencia de responsabilidad respecto al cumplimiento de la obligación empresarial de implantar y aplicar el plan de prevención de riesgos laborales, y a tales efectos en la reforma normativa establecida por la Ley 54/2003, se modifica la Ley de Infracciones y

Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto) para incluir la tipificación y calificación de este incumplimiento.

Así el artículo 12.1.a) de la LISOS tipifica y califica como infracción grave el “Incumplir la obligación de integrar la prevención de riesgos laborales en la empresa a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención, con el alcance y contenido establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales”.

Para cumplir con sus objetivos, el plan de prevención de riesgos laborales debe ser aprobado por la dirección de la empresa, asumido por toda su estructura organizativa, en particular por todos sus niveles jerárquicos, y conocido por todos sus trabajadores.

El RSP, en su art. 2.4, contempla la posibilidad de realizar en un único documento (simplificación documental) el Plan de prevención de riesgos laborales, la Evaluación de riesgos y la Planificación de la actividad preventiva en empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del Anexo I (actividades peligrosas o con riesgos especiales).

2.3. QUÉ ES UN PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. El Plan de prevención de riesgos laborales es la descripción de un conjunto de actuaciones y procesos que, por medio de una organización determinada, nos permite alcanzar el objetivo de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores de la empresa a través de la integración de la prevención de riesgos laborales en la gestión general de la empresa. Cabe señalar que la “prevención” no es algo voluntario, como ocurre, por ejemplo, con la “calidad”.

La gestión de la prevención deberá fundamentarse en los siguientes principios:

• El empresario llevará a cabo la prevención de riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en el sistema de gestión de la empresa.

• La integración de la actividad preventiva, a su vez, se efectuará a través de la implantación y aplicación de un Plan de prevención de riesgos laborales.

• Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación de ese Plan de prevención son la evaluación de riesgos y la planificación de actividad preventiva.

• El seguimiento constante de la efectiva ejecución de las actividades preventivas en busca de la mejora continua.

• La revisión del Plan de prevención como resultado de la valoración del cumplimiento de dichas medidas o actividades.

2.4. CONTENIDO DEL PLAN DE PREVENCIÓN.

El art. 2.2 del RSP (modificado por RD 604/2006, de 19 de mayo), en su nueva redacción establece que el Plan de prevención “incluirá, con la amplitud adecuada a la dimensión y características de la empresa, los siguientes elementos:

A) la identificación de la empresa, de su actividad productiva, el número y características de los centros de trabajo y el número de trabajadores y sus características con relevancia en la prevención de riesgos laborales.




B) la estructura organizativa de la empresa, identificando las funciones y responsabilidades que asume cada uno de sus niveles jerárquicos y los respectivos cauces de comunicación entre ellos, en relación con la prevención de riesgos laborales.

C) la organización de la producción en cuanto a la identificación de los distintos procesos técnicos y las prácticas y los procedimientos organizativos existentes en la empresa, en relación con la prevención de riesgos laborales.

D) la organización de la prevención en la empresa, indicando la modalidad preventiva elegida y los órganos de representación existentes.

E) La política, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende alcanzar la empresa, así como los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos de los que va a disponer al efecto”.

De acuerdo con el artículo 23 de la LPRL, el Plan de Prevención de Riesgos Laborales será el primer documento a elaborar por el empresario, en base al cual se articulará toda la acción preventiva. La documentación relativa al plan de prevención de riesgos laborales se conservará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de los representantes de los trabajadores (art. 23 LPRL y 2 RSP).

La responsabilidad del diseño del Plan de Prevención es del empresario y, en consecuencia, éste puede designar de entre su organización una o varias personas que lo elaboren y lleven a cabo esta tarea (entre ellos, los técnicos del Servicio de Prevención Propio, caso de existir), o bien contratar para ello a un Servicio de prevención Ajeno.

Debiendo resaltar, no obstante, que lo verdaderamente importante no es la mera documentación del Plan sino su verdadera implantación y aplicación real en la empresa, en la medida que a través del mismo debe integrarse la prevención en su sistema general de gestión. Si bien debe documentarse para cumplir la obligación legal, lo significativo es su efectiva aplicación para alcanzar el objetivo de la reforma, objetivo que va dirigido a potenciar el cumplimiento real sobre el meramente formal de las obligaciones preventivas.

No se trata por tanto de un “documento más” sino de la implantación y aplicación práctica de la actividad preventiva según las características y particularidades propias de cada empresa; la documentación del plan no es una finalidad en sí misma, sino un medio para alcanzar su objetivo.

Los requisitos legales aplicables al plan de prevención de riesgos laborales se encuentran en la siguiente normativa:

→ Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Artículos 14, 16, 23, 31, 33 y 39.

→ Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. Artículos 1, 2, 10, 20, 30, 31 y 31 bis.

Ambas normas establecen la obligación de que todas las empresas, con independencia de su tamaño y actividad, deben disponer de un plan de prevención de riesgos laborales (requisitos de realización). Dichas normas regulan los requisitos que debe cumplir dicho plan (requisitos de contenido) y las exigencias respecto a su puesta en práctica (requisitos de implantación y aplicación).

Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan serán la evaluación de los riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva (16.2 LPRL, 2.3 RSP).




La normativa (art. 2.4 RSP) establece que “las empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del anexo I podrán reflejar en un único documento el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva.

Este documento será de extensión reducida y fácil comprensión, deberá estar plenamente adaptado a la actividad y tamaño de la empresa y establecerá las medidas operativas pertinentes para realizar la integración de la prevención en la actividad de la empresa, los puestos de trabajo con riesgo y las medidas concretas para evitarlos o reducirlos, jerarquizadas en función del nivel de riesgos, así como el plazo para su ejecución”.

2.5. ELABORACIÓN DEL PLAN DE PREVENCIÓN.

Siguiendo el esquema establecido por el INSST, el Plan de Prevención de Riesgos Laborales se inicia con la definición, por parte de la dirección, de la Política en materia de prevención, asumiendo el empresario los objetivos y principios preventivos establecidos en la LPRL.

El Plan de Prevención se desarrolla en las siguientes fases:

A) ANÁLISIS GENERAL DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA: En esta fase se adquieren datos, por centros de trabajo, de los tipos de riesgo previsibles en los procesos de trabajo, teniendo en cuenta las actividades desarrolladas y su entorno, el número de trabajadores, su distribución y sus condiciones de trabajo.

B) DISEÑO DEL SISTEMA DE PREVENCIÓN: En esta parte del proceso se definen las funciones e interrelaciones en prevención de las distintas unidades del sistema general de gestión (incluido la modalidad preventiva asumida).

Un Sistema queda básicamente diseñado cuando:

• Se ha elegido una modalidad de organización de los recursos especializados (asunción por el empresario, designación de trabajador, servicio de prevención propio o ajeno) y se ha definido su actuación.

• Se ha definido el papel preventivo que jugarán las principales unidades del sistema de gestión de la empresa.

• Se ha organizado la consulta y participación de los trabajadores a través de la figura especializada del Delegado de Prevención y del Comité de Seguridad y Salud en su caso.

C) IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA: Una vez analizada las condiciones particulares de la organización, el empresario puede dotarse, previa consulta con los trabajadores, del Sistema de Prevención que crea más eficaz, siempre que tanto la organización del sistema, como las actividades preventivas a desarrollar cumplan los requisitos legales aplicables, en función de las características de la empresa. La forma en que se agrupen los requisitos legales aplicables a un Sistema de Prevención resulta indiferente, siempre que no se produzcan olvidos u omisiones.

La guía técnica del INSST para la integración de la prevención de riesgos laborales en el sistema general de gestión de la empresa, agrupa estos requisitos legales en el siguiente decálogo:

1. Organización de los recursos especializados.

2. Integración de la prevención en la estructura organizativa.

3. Consulta y participación de los trabajadores.

4. Evaluación de los riesgos y planificación de la prevención.

5. Control de las condiciones y forma de realización del trabajo.

6. Actuación frente a los cambios.

7. Formación e información de los trabajadores.

8. Vigilancia de la salud de los trabajadores.

9. Actuación frente a emergencias.

10. Investigación de daños para la salud.

Los tres primeros requisitos legales son aspectos relativos a la organización, mientras que los siete restantes son actuaciones preventivas básicas.

Un Sistema de prevención sólo puede considerarse que está total y adecuadamente implantado cuando cumple todos y cada uno de los requisitos mencionados.

En la práctica, puede entenderse que un Sistema de Prevención comienza a actuar como tal, aunque no esté aún plenamente diseñado o implantado a partir del momento en que, previa consulta con los trabajadores:

• Se ha fijado la modalidad de organización y la actuación de los recursos especializados (propios o ajenos), y éstos están en disposición de desarrollarla.

• Se ha definido cómo se integrará la prevención en las funciones de las distintas unidades del Sistema de Gestión de la empresa, aunque no se haya integrado aún en la totalidad de las actividades.

• Se ha realizado la evaluación inicial de los riesgos y se han planificado las actividades a realizar.

Un Sistema de Prevención nunca es algo acabado y estático, puesto que si está bien diseñado, tiene que tener una cierta autonomía que le permita corregir errores, adaptarse a los cambios y aprovechar las oportunidades de mejora.

D) REVISIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA: La necesidad de revisar/mejorar el Sistema puede manifestarse siempre que:

• Se produzca un incidente o un daño a la salud.

• Se prevea un cambio sustancial.

• Se evidencie una situación en el transcurso de una auditoría.

Ello no implica que cada vez que se detecte una desviación que requiera una mejora, por ejemplo cambiar un procedimiento determinado, sea necesario elaborar un nuevo Plan de Prevención. El abordar un nuevo Plan sólo será necesario cuando el Sistema requiera una modificación sustancial, normalmente de carácter organizativo, al haberse revelado su ineficacia o al haberse producido un cambio que supera su capacidad de adaptación.

Aunque en el proceso de elaboración del Plan de Prevención participen los técnicos especializados en materia preventiva del servicio de prevención propio o ajeno, y se requiera la colaboración de las diferentes unidades del sistema de gestión de la empresa promoviendo su participación activa en la definición del papel preventivo que tendrán que desempeñar, la aprobación del Plan de Prevención corresponde a la Dirección de la empresa.

Para el control y valoración de la aplicación del sistema de Prevención:

El Artículo 29 del RSP establece la obligatoriedad de que las empresas que no hubieren concertado el Servicio de prevención con una entidad especializada ajena a la empresa sometan su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa por una Entidad Autorizada.

Sin perjuicio de lo anterior, con el fin de verificar si el Plan de prevención es eficaz y sigue siendo adecuado y efectivo para lograr los objetivos y compromisos establecidos por la empresa, resulta conveniente el sometimiento de la aplicación de dicho Plan a controles y valoraciones periódicas de carácter interno de la empresa.

3. LA PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA.

3.1. ASPECTOS GENERALES DE LA PLANIFICACIÓN.

Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del Plan de prevención en la empresa son la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva.

Según el art. 16.2 b) de la LPRL, “si los resultados de la evaluación pusieran de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario realizará aquellas actividades preventivas necesarias para eliminar o reducir y controlar tales riesgos. Dichas actividades serán objeto de planificación por el empresario, incluyendo para cada actividad preventiva el plazo para llevarla a cabo, la designación de responsables y los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.

El empresario debe asegurarse de la efectiva ejecución de las actividades preventivas incluidas en la planificación, efectuando para ello un seguimiento continuo de la misma.

Las actividades de prevención deben ser modificadas cuando se aprecie por el empresario, como consecuencia de los controles periódicos previstos, su inadecuación a los fines de protección requeridos”.

En el mismo sentido, el artículo 8 del RSP dice que “cuando el resultado de la evaluación pusiera de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario planificará la actividad preventiva que proceda con objeto de eliminar o controlar y reducir dichos riesgos, conforme a un orden de prioridades en función de su magnitud y número de trabajadores expuestos a los mismos”.

La evaluación de riesgos es la base a partir de cuyos resultados se determina (teniendo en cuenta la normativa aplicable) el conjunto de las medidas y actividades preventivas que deben realizarse para eliminar o controlar y reducir dichos riesgos. Este conjunto de medidas y actividades debe ser objeto de una planificación general (incluyendo, en su caso, el establecimiento de prioridades), que normalmente se desarrolla a través de programas anuales, y de un seguimiento adecuado, dirigido a verificar la correcta ejecución de lo planificado.

Se entiende por planificación de la prevención la sistematización de un conjunto de actuaciones preventivas que deben desarrollarse en un tiempo determinado, según un orden de prioridades previamente dispuesto, con el fin de evitar los accidentes e incidentes o reducir el alcance de sus efectos.

La elaboración de los planes y programas preventivos ha de contar con la participación del comité de seguridad y salud o, en su caso, con los delegados de prevención.

Constituye falta grave el incumplir la obligación de efectuar la planificación de la actividad preventiva o no realizar el seguimiento de la misma, con el alcance y contenido establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales (art. 12.6 RD Leg. 5/2000 LISOS).




3.2. CONTENIDO DE LA PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA.

Cuando se va a proceder a realizar una planificación de la acción preventiva se han de incluir, necesariamente (art. 9 del RSP):

- Los medios humanos necesarios. Estos vienen impuestos taxativamente por las normas y por las diferentes modalidades de organización.

- Los medios materiales necesarios.

- Los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos.

- El plazo de ejecución de las medidas previstas. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades.

- Las prioridades para llevar a cabo las actividades preventivas en función de la magnitud de los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos.

- Los procedimientos previstos para el seguimiento y control periódico de las actividades preventivas planificadas.

- Las medidas de emergencia previstas en el artículo 20 de la LPRL.

- La vigilancia de la salud prevista en el artículo 22 de la LPRL.

- La información y la formación de los trabajadores en materia preventiva.

De manera orientativa, la planificación podría incluir los siguientes puntos:

∙ Planificación de la vigilancia de la salud de los trabajadores.

∙ Planificación de la corrección de las deficiencias técnicas que den lugar a riesgos. Esto incluye máquinas, equipos, herramientas, instalaciones, etc.

∙ Planificación de mediciones periódicas (necesaria si la empresa presenta riesgos relacionados con el ruido, ambiente térmico, vibraciones, radiaciones, contaminantes químicos, etc.).

∙ Planificación de las actividades formativas e informativas que sean necesarias. ∙ Planificación de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, si la evaluación de riesgos los hace necesarios.

∙ Planificación de la implantación del Plan de Emergencia y Evacuación (y su realización, si no estuviera ya hecho).

∙ Planificación de la coordinación de actividades con otras empresas, con contratas y empresas de trabajo temporal.

∙ Planificación de la protección de trabajadores especialmente sensibles a riesgos específicos.

∙ Implantación de un Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, si se ha decidido su implantación.

3.3. ELABORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD PREVENTIVA.

El objetivo de toda planificación de la prevención es necesariamente la eliminación de los riesgos o la disminución de sus efectos.

En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades.

La planificación de acciones preventivas puede tener la siguiente estructura:

A) Relación e identificación de acciones preventivas programadas: Las acciones preventivas programadas responden a las obligaciones específicas de la empresa en materia de prevención de riesgos que se desarrollan en el capítulo III de la LPRL.

B) Prioridad de cada medida: A cada una de las acciones preventivas hay que asignarle una prioridad en función de la gravedad del riesgo, las posibles consecuencias de un incidente, el número de personas que podrían resultar afectadas, el tiempo necesario para adoptar una medida de prevención, las dotaciones presupuestarias, etc.

El nivel de prioridad debe fijarse de acuerdo con criterios objetivos. Un método que parece aceptable consiste en atribuir a la medida correctora un nivel de prioridad que puede ir de 1 a 4, entendiendo que el 4 significa poca o nula prioridad, y el 1, máxima prioridad, pasando por los escalones intermedios 2 y 3.

En el método simplificado de evaluación de riesgos, elaborado por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, la calificación y clasificación de los riesgos en distintas categorías es la que determina directamente la prioridad de las medidas de control a adoptar, estableciéndose a estos efectos la siguiente clasificación: riesgos triviales, riesgos tolerables, riesgos moderados, riesgos importantes y riesgos intolerables, en función de la probabilidad de que un riesgo pueda materializarse y según las posibles consecuencias esperadas desde el punto de vista del daño.

La prioridad en la adopción de cada medida debe estar, por tanto, directamente determinada por el carácter y entidad de los riesgos a controlar o reducir.

C) Responsable de la ejecución de la medida: La dirección de la empresa debe designar un responsable o responsables para cada acción preventiva, pudiendo en ocasiones afectar a todo un equipo.

D) Fecha inicial y final: En cada una de las acciones preventivas hay que fijar una fecha inicial de ejecución. La fecha final es meramente estimativa, y se consignará de forma exacta cuando finalice la ejecución.

Las fechas de ejecución de la medida correctora o preventiva dependen de la prioridad que se le haya atribuido en función de la magnitud del riesgo, de la probabilidad de su materialización y del número de trabajadores expuestos.

El sometimiento al calendario previsto es de suma importancia si se quiere que las medidas se lleven a cabo con eficacia, lejos de cualquier acción descontrolada, imprevista y confusa.

E) Recursos económicos asignados: La ejecución de la medidas correctoras o preventivas tiene un coste. Éste debe ser objeto de una previsión antes de proceder a la ejecución; entonces se llama coste presupuestado. Determinar el coste previsto de cada medida correctora o preventiva es una exigencia de la planificación. En consonancia con ello, la gerencia debe proponer la correspondiente dotación presupuestaria que sirva para dar cobertura a cuantas acciones se necesiten para ejecutar dichas medidas correctoras o preventivas.

Ciertamente, el fin de la prevención de riesgos es social más que económico, es decir, el fin último es preservar la integridad física de los trabajadores, pero el empresario deberá actuar teniendo en cuenta igualmente la vertiente económica.

De ahí que el presupuesto inherente a la prevención de riesgos laborales es un componente más del presupuesto global; en este caso del previsto.

El coste real es el coste final de la medida correctora o prevista: se llega a su conocimiento cuando ha finalizado totalmente la ejecución de la misma. Los costes reales han de ser fijados para cada una de las medidas correctoras; ello sin perjuicio de la necesidad de proceder al sumatorio de todos ellos para hallar el presupuesto real global que ha de ser integrado a su debido tiempo en el presupuesto real de la empresa como una partida más, pero importante, a sabiendas de que los efectos beneficiosos de la aplicación de las citadas medidas van a ser, sin duda, muy superiores a los costes de la accidentalidad que se hubieran producido en caso contrario.

4. LA DOCUMENTACIÓN BÁSICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN.

De acuerdo con otros sistemas de gestión normalizados, los documentos típicos que constituyen el sistema preventivo se estructuran en cuatro niveles: el Manual, los Procedimientos, las Instrucciones y Normas y los Registros.

→ El Manual de Prevención de Riesgos Laborales:

Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales adoptado y establece la política y la organización para desarrollarla. Debería incluir al menos un esquema básico de la planificación y las actividades preventivas.

Dado que este documento debería entregarse de forma personalizada a todos los trabajadores, es conveniente que recoja una síntesis de todo aquello que les pueda afectar y por tanto deban conocer como mínimo.

En tal sentido, sería correcto que el Manual de Gestión de la Prevención incluyera las normas generales de prevención de riesgos laborales de la empresa, ya que afectan a todos o a colectivos significativos de trabajadores. No sería suficiente, por el contrario, que el Manual de Prevención fuera tan sólo un compendio de normas de seguridad.

Aunque no está recogida expresamente su obligatoriedad en la legislación, el Manual constituye un documento básico del sistema de gestión de la prevención, resultando de gran ayuda para recoger la política preventiva de la empresa y los objetivos que se persiguen en esta materia. Su aprobación por la Dirección de la empresa es fundamental, así como su divulgación a todos los trabajadores a fin de crear una cultura preventiva y de trabajo bien hecho en el seno de la organización.

Es imprescindible que desde el primer momento, tanto en el diseño como en la implantación del sistema preventivo, participen los representantes de los trabajadores. En tal sentido es aconsejable que en la propia elaboración del Manual también éstos cooperen.

El Manual y los Procedimientos podrían llegar a integrarse o unificarse en pequeñas empresas en vistas a una mayor simplificación del sistema documental.




→ Los Procedimientos del sistema de gestión:

Describen las distintas actividades del sistema de gestión, indicando su objetivo y alcance, qué hay que hacer, quién es el responsable de hacerlo, en qué circunstancias es exigible y cómo ha de aplicarse, con los registros a cumplimentar para evidenciar y controlar lo realizado. Es recomendable que las actividades preventivas se procedimenten por escrito para facilitar su proceso de aprendizaje, implantación y control, siendo necesario que se recojan por escrito aquellos procedimientos y datos básicos de la actividad realizada siempre que lo exija la normativa directa o indirectamente o sea absolutamente imprescindible para el control y desarrollo de la actividad.

Los procedimientos completos deben entregarse a los responsables de las unidades implicadas y estar a disposición de quienes puedan verse afectados. Es recomendable que los procedimientos estén ubicados en las diferentes unidades de la organización, en un lugar específico próximo a los lugares de trabajo, para su fácil consulta.

→ Las Instrucciones de trabajo y normas de seguridad

Desarrollan y especifican con detalle cómo llevar a cabo un trabajo o tarea, especialmente si éstas entrañan riesgos significativos. Las normas podrán ser generales o específicas de un puesto de trabajo o tarea. Hay que destacar que las Instrucciones de trabajo deben existir, como mínimo, para las tareas críticas que por desviaciones a lo previsto puedan generar daños a los trabajadores.

Es conveniente integrar las normas de prevención de riesgos laborales en las instrucciones de trabajo. La integración puede ser flexible.

Cabría introducir paulatinamente las normas y recomendaciones de seguridad a medida que se van describiendo las diferentes etapas de la tarea a realizar o cabría también desarrollar un apartado específico relativo a normas de seguridad de prevención de riesgos dentro de la instrucción de trabajo, ya sea porque se trata de una cuestión general, por ejemplo, el uso de un determinado equipo de protección personal, ya sea por tratarse de una cuestión específica de especial relevancia, por ejemplo, efectuar una serie de verificaciones previas de la calidad del aire de un espacio confinado, antes de iniciar cualquier trabajo en su interior.

Obviamente, los responsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos son quienes deben cuidar de la elaboración de las instrucciones de trabajo y de las normas específicas de seguridad, contando para su redacción con la opinión y colaboración de los trabajadores. Las instrucciones de trabajo y las normas deberían entregarse a todos aquellos que deben cumplirlas.

Al igual que con los procedimientos del sistema de gestión, también las instrucciones y normas debieran ser localizadas en lugares concretos de fácil acceso y consulta.

→ Los Registros:

Son documentos o datos que recogen sobre todo los resultados de las actividades preventivas realizadas.

Los formularios utilizados en determinadas actividades preventivas, debidamente archivados, pueden constituir por sí mismos un registro.




Es fundamental disponer de sistemas de registro de datos e informaciones que de forma sencilla puedan tratarse y revertir periódicamente tanto a quienes los han generado como a los responsables de las distintas unidades, a fin de facilitar el autocontrol y la toma de decisiones.

Además del empresario, también tienen acceso al contenido de los registros y la documentación la autoridad laboral (art.23.1 LPRL), la autoridad sanitaria (art. 23.4 LPRL), los representantes de los trabajadores en materia de seguridad y salud o Delegados de prevención (art. 36.2.b LPRL) y el Servicio de prevención (art. 31.2 LPRL).

Para que la gestión documental no se convierta en algo ineficaz, la documentación será sólo la necesaria y lo más sencilla posible.

En función del tipo de documento, contenido y área de la empresa a la que afecte se definirá un responsable para su elaboración. Los documentos deben ser nominados e identificados mediante código, haciendo constar su autor y fecha de realización.

Una vez elaborados deben ser revisados. Dado que los representantes de los trabajadores deben ser consultados sobre las diferentes actividades preventivas y sobre los elementos fundamentales del sistema, sería recomendable que revisaran los procedimientos antes de su aprobación.

Los documentos serán aprobados por un responsable autorizado, en principio la Dirección de la empresa.

Serán distribuidos en aquellos lugares donde sea necesaria su utilización. Finalmente, los documentos deben someterse a revisión y actualización , periódicamente y cuando se produzcan cambios o modificaciones del sistema. Todos los documentos del sistema preventivo estarán recogidos en un archivo centralizado.