UT4. EQUIPOS DE TRABAJO
1.- DEFINICIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO.
Todos los equipos son grupos, pero no todos los grupos son equipos.
1.1. GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO.
Grupo versus Equipos: ¿Cuál es la diferencia?
El concepto de equipo implica una sensación de misión compartida y de responsabilidad colectiva, mientras el compromiso dentro de un grupo podría no ser tan fuerte. Los miembros de un equipo tienen metas o tareas comunes mientras que los miembros de un grupo muchas veces trabajan más independientemente.
Los miembros de un grupo tienen un líder fuerte, mientras que un equipo tiene roles de liderazgo compartidos. En un equipo hay rendición de cuentas individual y mutua; en contraste un grupo enfatiza la rendición de cuentas individual. Los equipos son caracterizados por la igualdad, donde no hay individuos “estrellas” y cada cual suprime su ego individual para el bienestar de todos.
No podemos afirmar que todo conjunto de personas pueda considerarse un grupo. Por ejemplo, una cola ante la caja de un supermercado no puede considerarse un grupo, puesto que no desarrollan ninguna actividad conjunta para conseguir un objetivo común. Para que exista un EQUIPO, sus miembros deben cumplir una serie de condiciones:
1.2. VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO.
Primero, en una situación de equipo es posible alcanzar sinergia, donde el producto total del equipo excede a la suma de varias contribuciones individuales. La sinergia involucra cooperación creativa, lo que se ha descrito como que dos manos trabajando juntas tienen un rendimiento varias veces mayor que unas manos trabajando separadas.
Segundo, los miembros del equipo a menudo evalúan el racionamiento de otro, con lo que el equipo tiene mayores probabilidades de evitar errores mayores. Este hábito de apoyarse mutuamente ayuda a los equipos a tomas mejores decisiones y pueden darle a la organización inmunidad contra sorpresas disruptivas.
Tercero, los equipos pueden y lo hacen, contribuir bien a la innovación y a la mejora continua. Además los miembros del equipo obtienen mayores satisfacciones de sus trabajos. Finalmente, siendo miembro de un equipo se hace posible satisfacer más necesidades que una persona trabajando sola, entre ellas están la necesidad de afiliación, seguridad, auto estima y auto realización.
La constitución de un equipo efectivo requiere tiempo y compromiso, además de habilidad para crear una estructura de equipo y procesos apropiados para la tarea propuesta. Para que el equipo pueda desarrollar sus actividades eficientemente cada miembro debe aceptar las reglas de comportamiento grupal y comprender claramente sus responsabilidades individuales derivadas del Qué, Cuándo, Dónde, Quién y Cómo inherente a cada actividad.
1.3. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS
Para trabajar de forma eficiente en un equipo es preciso que los miembros del mismo pongan mucho de su parte. Pero también hay una serie de factores que condicionan su funcionamiento y, en consecuencia, su rendimiento, como son:
1.- El tipo de dirección.- El equipo de trabajo está muy condicionado por el estilo de dirección. Así, un estilo de dirección autocrático creará ambientes de trabajo poco gratificantes, mientras que un estilo democrático, que implica un elevado grado de participación grupal, tenderá a crear un clima laboral agradable y de confianza, aunque eso no quiere decir que siempre sea eficaz.
2.- La homogeneidad del grupo y su tamaño.- El número de miembros es importante para el trabajo en equipo: si es demasiado grande suelen aparecer problemas ya que disminuye la participación, se dificulta el trabajo y la obtención de conclusiones y requiere mucho más tiempo para organizarse. El tamaño ideal está entre cuatro y ocho miembros, aunque dependerá de la tarea que se ha de llevar a cabo y los objetivos que se han de alcanzar.
3.- El ambiente.- Debe actuar en un ambiente físico favorable, cómodo, propicio para el tipo de actividad que ha de desarrollarse. Por ejemplo, un local adecuado en el que se puedan intercambiar ideas cara a cara.
2.- CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO EN EQUIPO.
1. OBJETIVOS CLAROS: Necesidad de poseer un objetivo común. El objetivo le da cohesión al grupo, y permite que los intereses de los individuos se puedan alinear detrás del mismo, tratando de alcanzarlo. El objetivo tiene que ser lo más concreto posible, comprensible y alcanzable por medio del trabajo del equipo.
2. COORDINACIÓN DEL TRABAJO COLECTIVO: El trabajo coordinado o coordinación entre las partes o integrantes del equipo para alcanzar el objetivo planteado. Es decir, para que un equipo sea exitoso, cada uno de sus integrantes, debe aportar parte de su trabajo individual para poder lograr la meta que se planteó el equipo
que quería lograr. Esto es claro en los equipos deportivos, pero también lo podemos ver en una tripulación de un avión, por ejemplo.
3. LIDERAZGO. La necesidad de un Líder. Este líder es que va a organizar, coordinar y cohesionar al equipo. El que les va a transmitir los objetivos al mismo y el que va a llevar al equipo a su mejor rendimiento.
Supongamos que tenemos un coro de cantantes, es claro que todos cantarán coordinadamente, con un objetivo claro que es cada uno de los temas, sin embargo es vital la presencia del director del coro para armonizar todas las voces y que el resultado final de coro sea óptimo. En este caso, el papel del Líder es claramente ocupado por el director del coro.
4. RECONOCIMIENTO DE ROLES: La importancia de los diferentes roles o funciones individuales que tienen cada uno de los integrantes del equipo. Es sumamente importante que cada persona dentro del equipo tenga claro su rol y qué es lo que aporta al equipo, a los efectos de lograr el objetivo planteado. El líder debe poder identificar y valorar las habilidades individuales para poderles sacar el máximo provecho y de esa manera poder tener un mejor equipo. No hay roles menores o trabajos menos importantes, ya que todos aportan a la obtención del logro colectivo.
5. LA MOTIVACIÓN: Por motivación entendemos el interés que pone cada uno de los individuos que forman el equipo. Es ese sentido de pertenencia y la voluntad en alcanzar los mejores resultados en función de ejecutar su parte dentro del equipo, llegar al objetivo.
La motivación lleva implícita los compromisos que cada integrante del equipo y el mismo líder tienen con el grupo, y la valoración del trabajo individual dentro del mismo. Implica por lo tanto el reconocimiento del trabajo bien realizado, y la necesidad de corregir en una forma constructiva cuando hay un desvío o un problema que debe ser resuelto
3.- LA FORMACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO
Para desarrollar un grupo de trabajo se suelen diferenciar las siguientes etapas:
1.- Etapa de intervención inicial o toma de
contacto.- El grupo comienza a conocerse; aún no hay estructura de grupo. El director/coordinador
debe explicar qué se espera de los participantes y la forma en la que van a desarrollar el trabajo y
favorecer el mutuo conocimiento de los miembros.
Éstos desean ser aceptados e integrados en el grupo y buscan su espacio. En esta fase la transmisión de
información entre los miembros es escasa.
2.- Etapa de definición de objetivos.- El grupo de trabajo adquiere su razón de ser por los
objetivos que se establecen. De los objetivos se derivan las tareas y los procedimientos que se
seguirán. De ahí que una de las primeras actividades del grupo sea precisamente la definición clara de los objetivos.
3.- Etapa de establecimiento de normas.- Para asegurar el buen funcionamiento de un grupo, cada uno de los miembros debe respetar ciertas normas grupales (reglas que establecen o aceptan los miembros del grupo para regular el funcionamiento del mismo).
4.- Etapa de solución de conflictos.- Una vez que el grupo llega a una comunicación más abierta y directa es normal que aumenten los conflictos interpersonales. En esta etapa es crucial la labor del director/coordinador, ya que debe favorecer la solución de los mismos y colaborar en la creación del espíritu de equipo.
5.- Etapa de consolidación del grupo y eficiencia en su funcionamiento.- El grupo desarrolla su creatividad y su eficiencia, tanto en la elaboración de sus proyectos como en la satisfacción de las necesidades afectivas de sus miembros. El trabajo es constante y coordinado. Aumenta el grado de cohesión.
Las etapas descritas no son etapas separadas, que se excluyan unas a otras, sino que en la práctica se mezclan entre sí; por ejemplo, a lo largo de la etapa de definición de objetivos se pueden establecer ya algunas normas.
3.- CLASIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO.
3.1. SEGÚN EL TIEMPO.
• Permanentes: Realizan una función de forma permanente en el tiempo y están integrados en la estructura organizativa de la empresa. Por ejemplo : Equipo directivo del Instituto o de una empresa.
• Temporales: Se crean con una finalidad concreta, conseguida ésta desaparecen. Ejemplo: Equipo de información sobre la gripe A
1.2. SEGÚN EL GRADO DE FORMALIDAD.
• Formales: Creados por la propia empresa con una finalidad concreta, ya sea permanente o temporal.
• Informales: Surgen espontáneamente de entre los miembros de la empresa, para atender a necesidades concretas. Ejemplo: equipo creado en solidaridad con una causa.
1.3. SEGÚN LA FINALIDAD.
• De solución de conflictos: Su misión es resolver conflictos concretos que puedan surgir y afecten a la marcha normal de la empresa.
• De toma de decisiones: Encargados de adoptar decisiones relevantes para la marcha de la empresa, Ejemplo: el equipo directivo.
• De producción: Equipo formado por trabajadores de la empresa. Mediante la creación de estos equipos Se busca una motivación de los trabajadores haciéndoles sentir parte de la empresa.
1.4. SEGÚN LA JERARQUIZACIÓN.
• Horizontales: Son equipos integrados por empleados de un mismo nivel jerárquico. Ejemplo: equipo directivo.
• Verticales: Lo integran trabajadores de diferentes niveles jerárquicos.
1.5. EQUIPOS DE TRABAJO EMERGENTES.
• Equipos de alto rendimiento o alto desempeño: Son grupos de trabajadores muy preparados procedentes de diferentes áreas funcionales de la empresa, dirigidos por un líder o coordinador a la consecución de unos objetivos claros o desafiantes. Mantienen un elevado compromiso con el equipo y participación para la consecución de objetivos. Son recompensables colectiva e individualmente cuando alcanzan el objetivo. Ejemplo: Futbol Club Barcelona.
• Equipos de mejora: Su objetivo es la mejora de la calidad y se encargan de identificar, analizar y buscar soluciones a los fallos detectados en el propio trabajo , persiguiendo una constante mejora de la calidad. Estos equipos lo forman trabajadores, que son quienes mejor conocen el trabajo.
• Círculos de calidad: Una forma de trabajo en grupo muy extendida en la actualidad es el desarrollado por los círculos de calidad. En esencia son grupos integrados por trabajadores de la empresa que se crean con el objetivo de identificar, analizar y proponer soluciones a problemas relacionados con su trabajo. Cada empresa crea sus círculos de calidad adaptándolos a sus necesidades concretas, pero se puede hablar de unas características más o menos comunes que definen un círculo:
- Es un grupo reducido de personas, puede oscilar entre 3 y 15, pero habitualmente está comprendido entre 6 y 10.
- Es un grupo de personas que tienen un trabajo común, generalmente trabajan en el mismo taller, sección, área, etc.
- La participación de los trabajadores en el círculo de calidad es voluntaria.
- Se reúnen periódicamente en sesiones cortas. Las reuniones tienen lugar en horas de trabajo, o fuera de la jornada pero en este caso son horas retribuidas.
- El círculo de calidad tiene un líder que puede ser impuesto o elegido por el grupo, y puede coincidir o no en la persona del supervisor o encargado.
- Los círculos proponen soluciones. Luego la dirección decidirá si las implanta o no. Estas soluciones están dirigidas fundamentalmente a aumentar la productividad y la calidad del producto, la participación de los trabajadores y la mejora de las condiciones de trabajo.
- Los círculos de calidad se apoyan principalmente en tres principios generales:
- El trabajo en grupo es algo connatural a toda sociedad en la que la identidad de la persona está, en gran medida, determinada por el grupo o grupos a que pertenece. Un principio universal es que el ser humano es un ser social, no un ser individual.
- Nadie puede conocer mejor el trabajo que aquel que lo realiza cotidianamente. - La mejor idea de uno es siempre inferior a la idea del grupo.
Los círculos de calidad buscan mejorar la calidad del trabajo y la calidad de vida en el trabajo, aumentando el grado de participación de los trabajadores en el control y en la administración de la empresa, argumentando que el trabajo en equipo fomenta la satisfacción y la creatividad individual. Los círculos de calidad son una fuente de motivación y de satisfacción en el trabajo: Lo que uno consigue por convencimiento y puede aplicar con éxito, utilizando su propia creatividad y pudiendo autoatribuirse el éxito resultante, significa para la persona una indudable satisfacción.
4.- ORGANIZACIÓN DE LOS EQUIPOS : ROLES
4.1 ¿QUE ES UN ROL DE EQUIPO?
Un equipo es una realidad distinta de la suma de los individuos que lo integran y cada persona participa en él según su forma de ser, educación, experiencias,... Estos factores condicionan el papel o rol que cada miembro asume dentro del mismo.
El ROL es el papel que desempeña el individuo dentro del grupo. Un individuo puede ejercer distintos roles en su vida. Por ejemplo, puede ser un trabajador obediente y sumiso y, al mismo tiempo, el líder del grupo de amigos, el que toma las decisiones y el que organiza las actividades de ocio.
El trabajo de Dr. Meredith Belbin en los 70, difundido en los 80, revela que:
1. Las investigaciones revelaron que todos los miembros de un equipo directivo desempeñan un rol doble. Por una parte, está el rol funcional que la persona desempeña como miembro del equipo: director de ventas, jefe de producción, contador, financiero, o cualquier otro. Pero, el segundo rol es el importante en lo referente a eficacia, el que cada miembro adopta y que determina la forma en que el equipo funciona, el rol de equipo, en lugar del rol por el contenido del trabajo que realiza. Efectivamente, cuando observamos el funcionamiento de un equipo vemos como unos miembros siempre aportan ideas, mientras otros tienen tendencia a decidir y actuar, otros a integrar ideas, otros a resumir, entre otros comportamientos.
2. Existen 8 roles básicos dentro de un equipo: Coordinador, Realizador, Impulsor, Investigador, Creador, Comunicador, Evaluador y Rematador.
3. Los resultados de la aplicación del rol en el equipo de forma general son los siguientes:
• Los equipos con desempeño más relevante: EQUILIBRIO relevante de los diferentes roles.
• La ausencia del creador o del investigador: CONSENSO de ideas pero menor riqueza de ideas.
• La ausencia de impulsores: INERCIA en el equipo.
• La ausencia de realizador o de rematador: hace más difícil la concreción y puesta en práctica de ideas.
Por ello, es recomendable la aplicación del Test de Belbin antes de construir el equipo para asegurar el equilibrio de roles.
Muchos de los conflictos personales que aparecen en los equipos tienen su origen en que las personas se ven «obligadas» a desempeñar un papel con el que no están de acuerdo.
4.2. CLASIFICACIÓN DE LOS ROLES:
4.2 A. ROLES DE BELBIN
Los roles de Belbin se clasifican de la siguiente manera:
• ROLES DE ACCIÓN: IMPULSOR, IMPLEMENTADOR, FINALIZADOR.
• ROLES SOCIALES: COORDINADOR, INVESTIGADOR DE RECURSOS, COHESIONADOR.
• ROLES MENTALES: CEREBRO, MONITOR, ESPECIALISTA.
4.2 B. ROLES POSITIVOS.
Los roles positivos son facilitadores o favorecedores, son los que ayudan a la tarea y al buen funcionamiento del grupo.
4.2 C. ROLES NEGATIVOS.
Los roles negativos son desempeñados por personas que persiguen una finalidad individual y se dirigen a satisfacer sus necesidades personales, aunque sean irrelevantes para la tarea grupal o incluso negativas para el mantenimiento del equipo. Perturban el buen funcionamiento del equipo y obstaculizan el trabajo.
Los equipos de trabajo que son efectivos producen más ideas y más información que trabajadores a solas. El trabajo en equipo se traduce en mejores decisiones y resultados debido a la diversidad de atributos y percepciones de los miembros del equipo.
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