Belén Poveda López
LA REUNIÓN DE TRABAJO
1.- INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO
El trabajo de los grupos humanos se realiza con frecuencia mediante reuniones. Casi nadie duda hoy de que son necesarias, sobre todo en el mundo del trabajo aunque mucha gente discute su eficacia. El mundo laboral nos exige estar preparados para trabajar en equipo y para que un equipo trabaje necesita reunirse con frecuencia para verificar la labor y los avances de cada uno de sus miembros.
Se escucha con mucha frecuencia que las reuniones no son provechosas y es realmente una lástima terminar una reunión con las sensación o la idea de que hemos perdido el tiempo. Debemos plantearnos que las reuniones han de celebrarse para cumplir con el objetivo marcado. Por ello, tanto si las organizamos como si participamos en ellas, nuestra actitud debe ser positiva: hemos de prepararlas o participar en ellas a conciencia.
El tiempo que tenemos que invertir en planear o asistir a una reunión tiene que verse compensado con la eficacia en cuanto a resultados. Un factor decisivo para lograr la eficacia en las reuniones y evitar perder el tiempo es la preparación.
Una reunión mal diseñada, mal organizada y mal conducida nos llevará a resultados poco satisfactorios y nos causará irritación por la pérdida de tiempo o frustración por no haber conseguido los objetivos. En cambio, una reunión bien planificada y conducida, nos llevará al éxito.
En esta unidad se pretende que conozcáis las líneas básicas de preparación de una reunión y los elementos que deberéis tener en cuenta para que ésta sea exitosa.
CONCEPTO Y FUNCIÓN DE LAS REUNIONES.
Las reuniones tienen una doble vertiente, formal e informal. Cada vertiente cumple una función:
∙ Vertiente formal: Las reuniones son un medio esencial para difundir informaciones, recoger opiniones, analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo.
∙ Vertiente informal: Las reuniones satisfacen necesidades humanas de contacto y afiliación
2.- ELEMENTOS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO
Toda reunión debe integrar los siguientes elementos:
2.1. EL TEMA Y LA FINALIDAD
El tema es el asunto concreto sobre el que se va a hablar y suele aparecer subdividido en puntos concretos en el orden del día de la reunión. Es importante no confundir el tema de la reunión con sus objetivos o finalidad.
La finalidad de la reunión hace referencia a los objetivos que se quieren alcanzar con ella. Estos objetivos pueden ser de diversa naturaleza. La persona que prepara la reunión debe tenerlos muy claros para poder estructurar y transmitir a los participantes las ideas fundamentales.
2.2. LOS ASISTENTES
Hay que distinguir entre la persona que convoca la reunión y los convocados a la misma. Además , la mayor o menor participación de los asistentes depende de dos variables:
- El número de personas presentes en la reunión: Un equipo de 5 a 7 miembros se considera ideal para conseguir un trabajo eficaz en las reuniones . Por debajo de esta cifra también existe un alto nivel de eficacia y participación pero se perciben en mayor medida las influencias personales. Por otra parte, una reunión de más de 10 asistentes no será adecuada para la toma de decisiones y requerirá la creación de subgrupos a la hora de trabajar.
- Las características del equipo de trabajo que se reúne: Según sea el equipo de trabajo podrán distinguirse diversos niveles de participación de los asistentes . Esta dependerá del grado de implicación de los asistentes , de su nivel de madurez y cohesión grupal y de la forma en que se haya formado el equipo
2.3. EL TIEMPO Hace referencia al momento de la convocatoria, al tiempo invertido en la reunión y a su periodicidad - El exceso de reuniones las convierten en una carga de trabajo.
- La duración de una reunión puede condicionar su éxito. Con el transcurso del tiempo las personas disminuyen su atención y aumenta su cansancio. El tiempo de duración influye negativamente en el nivel de atención de los asistentes. En reuniones de larga duración o con contenidos complejos, es recomendable para logar un mayor rendimiento: Dividir la reunión en diferentes sesiones, establecer objetivos cortos y realizar pausas.
- Las reuniones en el entorno laboral deben celebrarse en momentos de la jornada que menos perturben el ritmo de trabajo de las personas convocadas.
2.4. EL LUGAR Es el espacio físico concreto. Las condiciones del espacio son importantes, tales como:
a) La temperatura.
b) Amplitud del local.
c) Iluminación.
d) Distancia entre los asistentes.
Con la aparición de las nuevas tecnologías el lugar de una reunión puede no ser físico sino virtual Esto sucede con las videoconferencias y el chat en tiempo real que son las denominadas “ reuniones virtuales”
3.- LA EFICACIA DE UNA REUNIÓN
∙ Prepararla con tiempo suficiente.
∙ Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debemos escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
∙ Crear un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión… ∙ Convocar con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo para preparar sus intervenciones.
∙ Enviar el planning a todos los participantes.
∙ Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar de comenzar y acabar a la hora marcada. ¡El tiempo es oro!
∙ Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
∙ Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
∙ Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
∙ El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto especialmente importante es que incite a hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
∙ No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión, ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.
∙ Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios… ∙ Sintetizar las conclusiones esenciales
∙ Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados. ∙ Agradecer la participación de los asistentes.
∙ Confeccionar un sumario de la reunión que se enviará a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, los acuerdos adoptados… ∙ Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión
4.- TIPOLOGÍAS DE LAS REUNIONES
4.1. POR EL OBJETIVO
∙ Informativas: El objetivo de una reunión es la transmisión de una información necesaria para el trabajo de un equipo y la resolución de posibles dudas. Por eso, la persona encargada de convocar y preparar la reunión debe evitar que se produzcan desviaciones del asunto principal. Esto se puede conseguir controlando el tiempo de intervención de cada participante.
∙ Consultivas: El objetivo de este tipo de reuniones es estudiar problemas del equipo de trabajo , analizando las ventajas e inconvenientes de las alternativas planteadas . No se trata de una reunión para tomar decisiones o llegar a acuerdos sino solo para estudiar las propuestas de solución de problemas. Además no es conveniente hacerlo todo en una misma reunión sino que es más productivo convocar una reunión posterior para este efecto, momento en el que las propuestas o soluciones estarán más trabajadas y consensuadas
∙ Formativas: Su finalidad es el aprendizaje de los asistentes mediante la transmisión de información para instruir a sus miembros sobre un tema de trabajo concreto. Se forma así en contenidos y conceptos sobre el tema y se modelan sus actitudes hacia el mismo . Se realizan con frecuencia dinámicas de grupo para estimular al equipo y favorecer la transmisión de contenidos y la creación de críticas constructivas.
∙ Decisorias: La reunión tiene como objetivo la toma de decisiones sobre un asunto o problema planteado. Es importante haber realizado previamente una reunión consultiva donde se hayan analizado las propuestas de solución del problema discutidas y consensuadas.
4.2. POR EL NÚMERO DE PARTICIPANTES
∙ Grupo pequeño: Son aquellas reuniones en las que intervienen de 3 a 7 personas. Son adecuadas para logara la eficacia en el equipo de trabajo y facilitan la toma de decisiones por el alto grado de participación, implicación y colaboración de los participantes.
∙ Grupo mediano: Comprenden la participación de 8 a 20 personas. Se suelen emplear para transmitir formación, información a los miembros, consultar o debatir propuestas o problemas. Este tipo de reuniones no son aconsejables para tomar decisiones sobre un tema. Debido al alto número de participantes y a que llevaría mucho tiempo.
∙ Gran grupo: En este caso el número de participantes es entre 20 a 40 personas.Los objetivos de este tipo de reuniones deben ser informativas y consultiva. Por el elevado número de participantes son reuniones lentas y deben ser muy bien coordinadas, preparadas y dirigidas por la persona que lo convoca
∙ Asamblea: Más de 40 personas .Pueden servir para transmitir ideas o información a los participantes , para votar cambios o no en el convenio colectivo…
4.3. POR EL CONTENIDO
∙ De información descendente, ascendente y horizontal.
Las reuniones de información descendente su objetivo es la transmisión de información . Las reuniones de información ascendente son útiles para conocer las propuestas y problemas de los participantes y si existen conflictos entre los miembros de un grupo de trabajo. Las reuniones de carácter horizontal son idóneas para conocer las opiniones de los participantes y favorecer el buen clima y la confianza entre ellos.
∙ Privadas o públicas. En las privadas la información se transmite a un grupo pequeño con cierta confidencialidad y en las públicas se trata una información concerniente a muchas personas.
∙ Formales o informales: Las formales son las que se celebra entre la persona que dirige y sus subordinados y están prefijadas y están prefijdas y organizadas con diferentes fines. Las informales son aquellas en las que se agrupan los trabajadores sin un fin en concreto y son generalmente de carácter ocioso ( tomar un café , celebrar un cumpleaños…)
4.4. POR LA FRECUENCIA
∙ De duración continuada: Se desarrollan en varias sesiones durante un periodo de tiempo prefijado. ∙ Esporádicas o puntuales: Se realizan cada cierto tiempo sin que el tiempo entre una y otra esté determinado previamente.
4.5. POR OTROS CRITERIOS
∙ Formación de un equipo de trabajo corporativo.
∙ Coordinación de tareas
∙ Eventos.
5.- TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN
5.1. LOS ASISTENTES
La persona que asiste a cualquier reunión puede observar las diferencias en las actitudes y la participación de los distintos asistentes. Ya se ha comentado que una de las funciones del moderador es conseguir la participación de todos los miembros de la reunión. Para facilitar esta tarea se han establecido tipologías de participantes. Éstos no se dan en estado puro sino que lo normal es que se den rasgos mixtos. Esta clasificación está basada en la tipología de André Coqueret.
TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTES
5.2 . EL MODERADOR
La figura del moderador es imprescindible para que una reunión sea eficaz. El moderador es la persona que mantiene el orden en una reunión o asamblea y se encarga de cumplir con lo señalado en el orden del día .
La persona que desempeña este papel no necesariamente debe ser experta en el tema del que trate la reunión, pero si debe tener experiencia o habilidad en fomentar la participación de los asistentes y en saber llevar la reunión.
En el manejo de la dinámica grupal el moderador tiene que:
∙ Motivar la participación de todas las personas utilizando las herramientas que considere necesarias.
∙ Apoyar a los participantes tímidos y moderar a las personas muy habladoras o dominantes.
∙ Estar atento a posibles tensiones y conflictos tratando de reconducir la reunión en todo momento.
∙ Mostrar una actitud imparcial y neutral.
Respecto a los aspectos organizativos , el moderador debe:
∙ Preparar el lugar del encuentro: sillas, materiales de trabajo, sonido, etc.
∙ Manejar los horarios de trabajo.
∙ Determinar quién toma acta de reunión.
∙ Establecer las reglas de comunicación y asegurarse de su aplicación.
Para estructurar la reunión, debe:
∙ Visualizar el proceso de la discusión, resumir cada etapa con palabras clave ( retroalimentación)y elaborar las conclusiones finales.
∙ Mantener la visión panorámica y el hilo conductor durante la discusión para asegurar así la orientación hacia la temática que se está abordando.
∙ Asegurar la elaboración de un plan de acción y su seguimiento.
∙ Si fuera necesario, aclarar los puntos confusos preguntando a los participantes.
6.- FASES DE UNA REUNIÓN
Cuando una persona necesita organizar una reunión con independencia del tipo de que se trate, deberá tener presente que para que tenga éxito debe contar con muchos factores. La organización y el desarrollo de toda reunión conllevan una serie de fases: planificación, preparación, desarrollo y evaluación. Veamos con detalle cada una de ellas.
6.1. FASE DE PLANIFICACIÓN
Esta fase nos sirve para plantear si ES NECESARIO CONVOCAR LA REUNIÓN. Las reuniones no sólo han de ser eficaces sino, además, sólo cuando sea necesario. Para contestar a esta cuestión hay que establecer los objetivos a conseguir con la celebración de la reunión. Éstos han de definirse claramente y priorizarse. No es conveniente convocar reuniones que no tengan el objetivo u objetivos claros, ya que son una pérdida de tiempo y causan malestar entre los asistentes.
Otra cuestión que hay que contestar para decidir si se realiza la reunión es si hay medios más baratos, más rápidos o más cómodos de obtener los mismos o similares resultados. En ocasiones, se solucionan los asuntos enviando un comunicado escrito, con una conversación telefónica o por correo electrónico, con una conversación cara a cara pero individualmente…
El final de esta fase acaba cuando tenemos claro si celebrar la reunión es NECESARIO O NO.
6.2. FASE DE PREPARACIÓN
En esta fase ya tenemos claro que la reunión es necesaria y el tipo de reunión que vamos a celebrar. Los aspectos a tener en cuenta en esta fase son los siguientes:
1. Elección del tema y del objetivo/os.
2. Preparación de la documentación: Toda la documentación necesaria así como el orden del día deberían ser entregados a los asistentes al menos con una semana de antelación para que tengan tiempo de preparar su intervención en caso de que sea necesaria.
3. Determinación de los asistentes y su número: En cuanto a la determinación de los asistentes hay que plantearse sobre cada uno de ellos si están directamente implicados en el asunto, si van a aportar informaciones útiles, si pueden influir sobre las decisiones que se tomarán al final de la reunión o si van a ejercer una acción dinámica dentro del grupo. En cuanto a su número depende del tipo de reunión pero como norma se acepta que el tope es de 10 personas.
4. Recursos materiales: Es fundamental la elección de un local cómodo, bien iluminado, sin ruidos, con una disposición adecuada de las sillas (según el tipo de reunión) y disponer de material y equipo auxiliar (pizarras, cañón de diapositivas, ordenador…). Hay que evitar las interrupciones (entradas y salidas, llamadas telefónicas…).
5. Convocatoria de la reunión: Debe contener la siguiente información:
- Fecha, hora, duración y lugar.
- Participantes.
- Orden del día: que es el conjunto de temas a tratar o a discutir. Hay que pensar un orden de introducción y tratamiento de los mismos procurando ir de los más fáciles a los mas complejos, para facilitar la tarea la dinámica del grupo y la correcta administración del tiempo.
- Petición de confirmación de asistencia.
6. Determinar el tiempo: El tiempo debe estar previsto, tanto el total como el parcial asignado a cada punto del orden del día. La duración aconsejada es de una a dos horas. En menos tiempo es difícil tomar decisiones y si se alarga, el cansancio y la fatiga conducen a enfrentamientos y falta de interés. Tampoco deben ser convocadas al final de la jornada ya que está comprobado que el cansancio disminuye su efectividad.
6.3. FASE DE DESARROLLO
Una vez que la reunión ha sido preparada, comienza su desarrollo. Lo normal es que los temas se expongan de una manera lógica y que se intenten tratar primero los más importantes o los más urgentes. En esta etapa la figura del coordinador es fundamental para la efectividad y éxito de la misma. Al comienzo de la reunión el coordinador puede seguir este guión:
1. Presentación de los asistentes.
2. Explicar o recordar los objetivos de la reunión.
3. Justificar la elección de los temas y cómo se van a desarrollar los mismos.
4. Definir las normas por las que se va a regir la reunión: Tiempo total, parcial, forma de participar y decidir, etc.
5. Papel que se espera de los asistentes.
6. Nombrar un secretario de la reunión.
7. Iniciar la discusión.
Además de esto, el coordinador debe controlar los siguientes aspectos:
∙ Clarificación de los objetivos durante el desarrollo para asegurarse que todos comprenden lo que los demás están diciendo.
∙ Control: El haber fijado unas normas al comienzo de la reunión permite recordárselas a los participantes cuando se desvían. Hay que regular a los más participativos, estimular a los menos participativos y administrar el tiempo.
∙ Dinamización: Debe conciliar disputas, relajar el ambiente si es tenso y ayudar al grupo a superarse, mantener la reunión dentro de los temas a tratar para que no se pierda el hilo argumental.
∙ Recapitular antes de pasar al tema siguiente: El coordinador debe establecer conclusiones antes de pasar al tema siguiente, para que así organicen mejor sus ideas y no pierdan el hilo de la reunión.
6.4. FASE DE EVALUACIÓN
Una vez que la reunión ha concluido hay que redactar el ACTA y hacer una valoración de la misma. El acta debe contener los siguientes datos:
∙ Asistentes.
∙ Temas tratados.
∙ Acuerdos tomados y forma de llegar a ellos (consenso, mayoría).
∙ Indicar quién se va a encargar de hacer o desarrollar los acuerdos tomados y las fechas para que se realicen.
∙ Fecha de la próxima reunión si es necesaria.
Una vez realizada el acta hay que enviarla, si así se ha acordado a las personas interesadas (participantes, supervisores…). La persona encargada de ella hace la función de secretario y durante la reunión va tomando datos para su posterior realización.
La persona/s encargadas de la preparación de la reunión deben realizar una valoración de la misma para evaluar si se han cumplido los objetivos planteados y si se ha desarrollado según lo previsto.
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